TOWWO — скупка подержанных и битых автомобилей, штат Вашингтон, США. Заявки идут с сайта и рекламы. Команда небольшая: менеджеры по сделкам, диспетчер, водители и партнёры-эвакуаторщики — но поток заявок рос быстрее, чем люди успевали его обрабатывать вручную.
Весь бизнес держался на одной облачной таблице. Заявка попадала туда — и дальше всё вручную: менеджер писал клиенту, когда освобождался; диспетчер сверял в таблице, кто из байеров и водителей свободен; маршрут водителю передавали по звонку или в переписке; статус сделки на каждом шаге обновляли руками.
Где терялись деньги, время и клиенты.
Медленный первый ответ
Ответ клиенту зависел от того, свободен ли сейчас менеджер — от пары минут до нескольких часов. В скупке авто сделка обычно достаётся тому, кто ответил первым.
Система тормозила с ростом потока
Список сделок, карта диспетчера, аналитика — каждый экран вычитывал всю таблицу целиком и упирался в лимит облачной базы. Загрузка одного экрана доходила до 30+ секунд.
Заявки задваивались
Часть заявок с сайта создавала две карточки на одного клиента — и клиент получал одно и то же приветственное сообщение дважды. Часть заявок из-за этого выпадала из работы.
Передача сделки — вручную
Офис → диспетчер → водитель — созвоны и переписка на каждом шаге. Легко забыть передать, легко ошибиться.
Автоматизировали шесть ручных процессов — каждый из них раньше держался на том, что кто-то не забудет позвонить или написать.
Одна панель вместо созвонов о статусе
Реальный статус каждой сделки, финансы и эффективность рекламы — в одном месте, не нужно ни у кого спрашивать.
Автоответ клиенту
Каждая новая заявка получает первое сообщение автоматически, за секунды — без ИИ, без сбоев, детерминированная логика.
Маршруты строятся сами
Сделки, готовые к выкупу, система сама подбирает нужному байеру или водителю — на живой карте, без ручной сверки.
Маршрут на день без звонка в офис
Каждый водитель открывает свой список точек на сегодня — назначается автоматически.
Сделки публикуются, партнёр забирает
Эвакуаторщики видят доступные заявки сразу, как только те готовы, и берут их напрямую — без созвонов на согласование.
Ссылка вместо звонков «где мой эвакуатор»
Клиент сам следит за статусом своей сделки по одной текстовой ссылке — без логина, обновляется автоматически.
Заявка приходит → клиент получает автоответ за секунды → менеджер видит уже готовый живой список сделок → диспетчер видит на карте, кого выкупать и забирать, система сама предлагает байера или водителя → водитель получает маршрут на телефон автоматически → клиент сам следит за статусом по ссылке → сделка не может закрыться без оплаты и подписанных документов.
Ни одна заявка больше не остаётся без ответа, даже ночью и в выходные — меньше упущенных сделок из-за медленной реакции. Система выдерживает рост потока без замедления, объём можно масштабировать без найма людей «разгребать» таблицу. Меньше созвонов и ручной координации между отделами — команда тратит время на сделки, а не на передачу информации друг другу. Полная прозрачность: в любой момент видно, на каком этапе каждая сделка и кто за неё отвечает. Ниже риск потерять доверие клиента из-за путаницы или повторных сообщений.